Il 27 maggio 2021 l’Ente Italiano di Normazione ha pubblicato l’adozione italiana della norma ISO 21502, denominata UNI ISO 21502:2021 Gestione dei progetti, dei programmi e del portfolio – Guida alla gestione dei progetti.
La norma si inserisce nel solco tracciato dalla precedente UNI ISO 21500:2013, che sostituisce, e tuttavia presenta importanti novità.
Quali sono le principali differenze tra ISO 21502 e ISO 21500? Cerchiamo di riassumere le principali.
Dai processi alle pratiche
Innanzitutto la nuova norma ISO 21502 è basata su pratiche, un concetto questo più ampio dei processi su cui era basata la precedente edizione, che lascia agli utilizzatori il compito di tradurre le pratiche in processi, adattandole ai propri contesti organizzativi.
Le pratiche sono poi organizzate su differenti livelli: pratiche integrate (grossomodo corrispondenti ai precedenti gruppi di processo) e pratiche (sostituiscono i gruppi tematici della precedente norma).
Il passaggio dai processi alle pratiche ha comportato inoltre la rimozione degli input ed output principali di ciascun processo. A nostro parere proprio questo passaggio, chiaramente obbligato al fine della generalizzazione della norma, renderà necessario un attento lavoro di contestualizzazione della ISO 21502 agli specifici scenari applicativi.
Estensione a metodi di delivery alternativi al predittivo
La precedente norma ISO 21500 copriva esclusivamente il ciclo di vita predittivo e l’approccio corrispondente alla pianificazione del progetto (definizione a priori di ambito, deliverable e requisiti e conseguente stima di risorse, tempi e costi).
La nuova norma ISO 21502 rappresenta invece il ciclo di vita di progetto come una generica alternanza di fasi o stage e gate decisionali, che può quindi essere adattata all’approccio predittivo per fasi, alle iterazioni o sprint dei framework Agili ed infine agli approcci di gestione progetti ibridi tipici dell’innovazione.
Non è un caso che il vecchio gruppo di processi di pianificazione non sia rappresentato tra le 8 pratiche integrate, ma venga spostato a livello di pratiche e ulteriormente suddiviso in pianificazione e schedulazione.
Dai gruppi di processi alle pratiche integrate di gestione progetti
Coerentemente, la nuova norma sostituisce i 5 gruppi di processi di project management (Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Controllo, Chiusura) con 8 nuove pratiche integrate.
Le pratiche integrate si estendono verticalmente per comprendere la supervisione e direzione della sponsoring organization (l’organizzazione che fornisce le risorse al progetto) e quindi, oltre alle responsabilità del project manager, vengono definite, verso l’alto, le responsabilità dello sponsor e dell’organizzazione, e verso il basso quelle del work package leader.
Inoltre la ISO 21502:
- estende le responsabilità della sponsoring organization, dal punto di vista temporale, alle attività di pre-progetto e post-progetto
- offre un accresciuto focus sulla realizzazione dei benefici e sull’impatto del progetto anche a livello di cambiamento organizzativo o sociale.
Dai processi alle pratiche di gestione progetti
Ai 10 gruppi tematici della precedente ISO 21500 corrispondono sostanzialmente, nella nuova ISO 21502 , 17 nuove pratiche. Da sottolineare come il ruolo del gruppo tematico dell’integrazione di progetto venga assorbito dalle pratiche integrate, mentre alcuni processi di integrazione trovano corrispondenza in una pratica specifica. Ad esempio al fondamentale processo “Controllare le modifiche” corrisponde, nella nuova norma, una pratica con medesima denominazione e analogo significato.
Ciascuna pratica viene poi ulteriormente dettagliata in un certo numero di attività, per un totale di 50 attività, dove sostanzialmente ritroviamo molti dei processi della precedente ISO 21500. Una tabella in appendice fornisce un pratico riferimento per mappare le sezioni della ISO 21500 su quelle della ISO 21502.
Qual’è il futuro della ISO 21500?
Come abbiamo detto, la ISO 21500:2012 e la corrispondente adozione nazionale UNI ISO 21500:2013 vengono cancellate e sostituite dalla nuova norma ISO 21502:2020 e dalla corrispondente UNI ISO 21502:2021.
E’ prevista tuttavia l’introduzione di una nuova norma ISO 21500, attualmente in stadio DIS – Draft International Standard, che diventerà il punto di riferimento e lo snodo centrale per tutte le nuove norme relative a gestione dei progetti, dei programmi e dei portafogli progetti.