Molte persone sono incerte sul ruolo del Project Manager e si chiedono quali siano i compiti di questa figura professionale sempre più ricercata da aziende e recruiter. Nel seguito cerchiamo di fare chiarezza.
Cominciamo col dire che il responsabile di progetto ha il compito di gestire tutte le attività necessarie a portare il progetto al successo. Prima di entrare nel dettaglio di quali siano le sue responsabilità è quindi necessario definire in modo preciso cosa si intende con il termine “progetto”.
Cos’è un progetto
La norma ISO 21500 stabilisce che un progetto è uno sforzo temporaneo mirato al raggiungimento di uno o più obiettivi definiti.
Espandendo questa definizione possiamo quindi fare alcuni esempi di progetto:
- una commessa di servizi
- un progetto di ricerca
- lo sviluppo di un nuovo software
- un appalto di lavori
- … etc.
Cosa accomuna tutti questi esempi? Innanzitutto si tratta di iniziative che partono avendo definito con chiarezza quali siano gli obiettivi da raggiungere.
La seconda caratteristica è che tutte iniziative elencate hanno un inizio e devono avere una conclusione, cioè non possono proseguire per un tempo indefinito.
La terza caratteristica di un progetto è certamente la complessità: tutti i progetti richiedono infatti l’utilizzo di risorse differenziate, sia umane che materiali, e la stima, pianificazione e gestione di molteplici attività soggette a vincoli di vario tipo (tempistiche, costi, qualità etc.).
E’ proprio l’esigenza di affrontare la complessità che ha fatto nascere approcci strutturati di gestione progetti. Questi possono essere raggruppati in due grandi famiglie, l’approccio “plan driven” e l’approccio Agile.
Il ruolo del Project Manager è assai differente nei due casi. Nel seguito ci concentriamo sul approccio plan driven alla gestione del progetto, a volte chiamato anche approccio predittivo, lasciando la discussione su quali siano i compiti dell’Agile Project Manager ad un differente articolo.
Il ruolo del Project Manager
Tornando alla domanda dalla quale siamo partiti, in pratica cosa fa il project manager? Il project manager che applica un approccio plan driven (guidato dal piano) definisce dapprima l’ambito di progetto, cioè cosa deve essere realizzato dal progetto (in scope) e cosa invece ne è escluso (out of scope). Successivamente stima risorse, tempi, costi e crea il piano di progetto. Il piano viene quindi mandato in esecuzione e controllato, gestendone le modifiche in modo accurato.
Ad alto livello il PM presidia quindi il triangolo pianificazione – esecuzione – controllo, che raggruppa gran parte dei processi di gestione progetti e ne costituisce il nucleo principale.
Possiamo quindi tracciare un profilo dettagliato del ruolo del responsabile di progetto, elencando le sue principali responsabilità. Il Project Manager svolge le attività seguenti:
- contribuisce a definire e dettagliare gli obiettivi del progetto
- acquisisce, gestisce e sviluppa il team di progetto (le persone che lavoreranno al progetto assieme al PM) durante tutta la sua durata
- aiuta a tradurre gli obiettivi nella definizione di risultati e requisiti (definisce cioè l’ambito di progetto) e ne ottiene l’approvazione del Cliente, Committente o Sponsor
- identifica le risorse e le attività necessarie per realizzare quanto atteso
- facilita le stime di tempi e costi
- crea il piano di progetto avendo cura che sia realistico e condiviso sia dal Team che, nei suo aspetti principali, da Cliente e Sponsor
- autorizza l’avvio delle attività e condivide le informazioni necessarie alla loro corretta realizzazione
- raccoglie ed organizza le informazioni sullo stato di avanzamento dei lavori, e calcola le stime a finire
- organizza e gestisce le riunioni di SAL
- controlla il progetto attraverso azioni preventive, correttive e la gestione di varianti e modifiche
- verifica la completezza e qualità dei risultati, e ne ottiene l’approvazione da parte del Cliente o Committente
- analizza e gestisce i rischi di progetto
- produce la documentazione e reportistica richieste
- …
Concludendo
Il ruolo e le responsabilità del Project Manager sono vasti e fondamentali per il business delle aziende private ed allo stesso modo per il corretto funzionamento delle organizzazioni pubbliche. Fortunatamente a partire dal 2012 tali compiti sono catturati e codificati dalla famiglia di norme 21500 sviluppata da ISO.
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